TRASMISSIONE DI ISTANZE E DOCUMENTAZIONE ONLINE
A partire dal 1° Gennaio 2021 professionisti e imprese che vorranno trasmettere istanze e documentazioni relative al S.U.E. (Sportello Unico per l’Edilizia) potranno farlo esclusivamente online attraverso una apposita procedura standardizzata basata su Pec e firma digitale.
Meno carta, più efficienza.
In linea con gli obiettivi perseguiti dalla Legge Regionale N. 15 del 2013 (“Semplificazione della disciplina edilizia”), il Comune di Morciano di Romagna intende promuovere un processo di progressiva digitializzazione di tutte le modalità di ricezione, gestione, archiviazione ed elaborazione di pratiche, elaborati e istanze per quanto concerne i settori dell’urbanistica e dell’edilizia privata, al fine di arrivare in maniera graduale all’eliminazione del cartaceo (con conseguenti vantaggi anche dal punto di vista ecologico) e quindi allo snellimento e ottimizzazione delle procedure.
Un processo che garantirà:
💸 Minori costi per professionisti ed imprese
🏃🏻♂️ Meno spostamenti
⏱️ Risparmio di tempo
🌳 Una scelta ecologica e a basso impatto ambientale
Che cosa sta facendo il Comune?
Il Comune di Morciano di Romagna ha avviato l’iter per potersi dotare di un sistema in grado di ricevere, gestire, archiviare e catalogare tutta l’attività di Sportello Unico Edilizia in modo digitalizzato e coerente con le direttive del Codice dell’Amministrazione Digitale e garantire lo sviluppo del progetto seguendo le direttive della Regione.
Nello specifico le finalità sono le seguenti:
📌 Attivare un sistema di backoffice in grado di interagire con i portali regionali e che acquisisca in modo dinamico tutti i dati necessaria alla predisposizione del procedimento lato backoffice
📌 Consentire e supportare il passaggio completo al digitale mediante l’eliminazione dei procedimenti cartacei
📌 Automatizzare le operazioni di gestione delle fasi di istruttoria (pareri, sospensioni, autorizzazioni) al fine di snellire l’attività dell’ufficio.
A tal proposito il Comune di Morciano di Romagna si è dotato del software SuapNET- Edilizia.
Che cosa devono fare professionisti e imprese- Linee guida per la presentazione delle pratiche edilizie digitali tramite posta certificata (P.E.C.)?
1. Trasmettere le pratiche solo via PEC.
Tutti i documenti riguardanti il S.U.E. dovranno essere firmati digitalmente e trasmessi via PEC all’indirizzo del Comune di Morciano di Romagna:
protocollo@pec.comune.morcianodiromagna.rn.it
2. Formato dei documenti
Tutti i documenti (incluse foto ed elaborati grafici) dovranno essere presenti nel formato Pdf/A.
Il formato PDF/A è uno standard internazionale pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Il formato garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.
La normativa prevede pertanto che tutti i documenti informatici siano salvati in formato Pdf/A che garantisce l’immodificabilità del files e la sua lettura nel tempo. Per generare documenti in formato pdf/A si possono usare diversi strumenti, alcuni dei quali a pagamento (es. acrobat professional), oppure strumenti open-source gratuiti scaricabili in rete.
3. La Firma digitale:
E’ un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici” (fonte: DPR 445/00 e ss.mm.ii.)
L’obbligo della firma digitale riguarda sia i tecnici professionisti abilitati che partecipano a vario titolo al progetto (progettista architettonico, Direttore dei Lavori, Geologo, Tecnico Abilitato in Acustica, ecc.) che i richiedenti il titolo abilitativo. I tecnici professionisti abilitati dovranno apporre la firma digitale ciascuno per le proprie competenze e dovrà essere apposta sui singoli documenti digitali prodotti (comunicazioni / istanze / attestazioni / relazioni / elaborati grafici), che dovranno essere trasformati in formato Pdf/A e poi firmati digitalmente prima di inviarli come allegati, tramite PEC.
Si ricorda che il tecnico progettista incaricato della presentazione dell’istanza/comunicazione deve obbligatoriamente firmare digitalmente tutti i documenti, anche se non di sua stretta competenza. In questo caso la firma digitale varrà per presa visione. Non è necessario apporre (scanerizzandolo) il timbro professionale sui documenti digitali.
4. Lo ZIP:
Zippare consiste nel comprimere uno o più files di grossa dimensione in un unico files di piccola-media dimensione per renderne più facile il trasferimento o per archiviarlo. Per “zippare” un insieme di documenti è sufficiente scaricare gratuitamente in rete programmi specifici come ad es. “Zip” o “WINZIP”. Attenzione: in commercio esistono altri programmi utili a “zippare” i files come ad esempio -WINRAR-. In caso di utilizzo di questi programmi si raccomanda di non cambiare poi l’estensione (in questo caso .rar) in .zip, ma lasciare l’estensione attribuita dal programma stesso, altrimenti non si riesce più a scompattare il file zippato.
5. Caratteristiche e specifiche dei file-documento allegati alla PEC:
Ogni file-documento deve contenere un solo documento o allegato e deve essere sempre firmato digitalmente dal tecnico progettista incaricato alla redazione del progetto architettonico.
Si ricorda che nelle Dichiarazioni Sostitutive di Atto di Notorietà è obbligo allegare al modello di dichiarazione la fotocopia del documento di riconoscimento (Carta di Identità, Patente di Guida in corso di validità) del dichiarante salvandolo come unico documento, al fine di limitare il numero di files prodotti. Si ricorda che vanno firmati digitalmente anche i files contenenti la scannerizzazione di documenti d’identità, certificati medici, copie atti notarili, ecc., in quanto “certificano” che quella documentazione è stata allegata dal tecnico progettista incaricato.
Un file privo di firma digitale NON COSTITUISCE documento informatico e pertanto non può essere acquisito agli atti della pratica edilizia.
6. Di seguito si riportano le specifiche in relazione al tipo di documento prodotto (testo, immagine, elaborato grafico).
L’imposta di Bollo:
L’imposta di bollo deve essere versata tramite il pagamento del modello F24.
Il versamento dei diritti di Segreteria / Contributo di Costruzione: il versamento dei diritti di segreteria/Oneri, quando dovuto, deve essere effettuato preventivamente all’inoltro della segnalazione/denuncia secondo le modalità indicate nella modulistica relativa alle singole istanze. La ricevuta di versamento andrà poi scannerizzata e salvata in pdf/A, firmata digitalmente ed allegata alla segnalazione/denuncia al momento del suo inoltro. Nei casi in cui la definizione della pratica necessitasse di N.O., pareri o autorizzazioni, i diritti di segreteria spettanti agli enti coinvolti nel procedimento andranno preventivamente versati secondo le modalità previste dai singoli enti. Le ricevute di avvenuto versamento, una volta scannerizzate, salvate in pdf/A e firmate digitalmente, dovranno essere allegate alle singole istanze di definizione di N.O./parere/Autorizzazione.
Foto:
Le fotografie andranno presentate secondo le seguenti modalità:
📌 formato: Pdf/A (non sono accettati file in formato .jpg o altro)
📌 risoluzione video o max 150 dpi, dimensione max 1280×1024 (formati maggiori comportano inutile spreco di memoria, lentezza di trasmissione dei dati e eccessiva occupazione di “spazio fisico” della memoria informatica).
📌 La documentazione fotografica, costituita dall’insieme delle singole immagini, dovrà essere dotata di una planimetria generale con indicazione dei punti di scatto opportunamente numerati come le singole immagini.
La documentazione fotografica dovrà essere corredata da attestazione a firma del progettista e del richiedente relativa alla esatta corrispondenza delle foto all’effettivo stato dei luoghi nell’attualità.
Attestazioni/certificazioni:
Le attestazioni e certificazioni andranno presentate secondo le seguenti modalità: formati accettati: Pdf/A
La fotocopia del documento di riconoscimento del dichiarante, quando necessaria al fine di sostituire l’autenticazione della firma da parte di un pubblico ufficiale, va allegata direttamente alla dichiarazione, salvando poi il documento come unico file .pdf/A.
Elaborati grafici:
Gli elaborati grafici andranno presentati secondo le seguenti modalità: formati accettati: Pdf/A
risoluzione: risoluzione video consigliata 150 dpi, dimensione grafica max A0 (1189 mm x 841 mm)
IMPORTANTE: Ogni files deve contenere un solo elaborato grafico
Si ricorda che il salvataggio del file grafico nel formato Pdf/A deve avvenire:
📌 senza modificarne la scala di rappresentazione, pertanto il documento dovrà comunque mantenere ledimensioni reali 1:1 ovvero la scala di rappresentazione scelta, garantendo la possibilità di essere misurato;
📌 impostando la stampa in Pdf/A in orizzontale, in modo da poter visualizzare immediatamente il file senza dover ruotare l’immagine a video.
7. Come comporre la documentazione digitale e attribuire il nome ai file da allegare alla PEC:
Una volta creati tutti i files-documento con i rispettivi programmi (editor, grafici, ecc.) occorre, come già ricordato, salvarli in formato pdf/A, al fine di garantire la loro non modificabilità.
Nelle trasmissioni successive al primo invio occorre sempre far riferimento al codice pratica che viene comunicato dall’amministrazione in sede di avvio di procedimento (ad es. PC/01/20). Si ribadisce che tutta la documentazione informatica (domande, comunicazioni, relazioni, foto, elaborati grafici, allegati, ecc.) deve essere predisposta e salvata in files formato pdf/A e firmata digitalmente dagli interessati.
8. Esempio di come compilare correttamente il messaggio PEC
OGGETTO: Esempio: ISTANZA SUE – Rossi Mario – PDC per costruzione fabbricato ad uso commerciale
CORPO DEL MESSAGGIO
Il corpo del messaggio dovrà contenere le seguenti informazioni
1. Informazioni anagrafiche del soggetto richiedente
2. Oggetto della comunicazione
3. Procura speciale – dati e dichiarazioni (solo in caso di delega)
4. Estremi del soggetto richiedente
5. Domicilio elettronico (Posta Elettronica Certificata) del soggetto richiedente o del tecnico progettista
incaricato dove notificare le ricevute previste dalla procedura amministrativa
6. Elenco dei documenti informatici allegati
Si potrà quindi procedere allegando i documenti in formato PDF/a e inviando il messaggio.
Per ulteriori informazioni o per chiarimenti di ordine tecnico e documentale, gli interessati potranno contattare il Servizio Urbanistica ed Edilizia Privata
Tel. 0541 851911
ediliziaprivata@pec.comune.morcianodiromagna.rn.it
Si ricorda la possibilità di prenotare un appuntamento online attraverso la piattaforma Reservio
https://comune-morciano-di-romagna.reservio.com/